「何度言っても伝わらない」は、相手の理解力だけの問題でしょうか？
～「伝えたつもり」を「伝わる」に変えるコミュニケーション～
「何度説明しても、同じことを繰り返してしまう」
「指示したはずなのに、思っていたことと違う行動をしている」
職場で、こんな経験はありませんか？
伝える側は、きちんと説明したつもり。
それなのに、相手には伝わっていない。
そんなとき、つい「どうしてわからないのだろう」「もっとしっかりしてほしい」と思ってしまうこともあるかもしれません。
けれど、本当に相手の理解力だけの問題なのでしょうか？
今回は、職場のコミュニケーションを「伝える側」と「受け取る側」の両方から考えてみたいと思います。
「伝えた」と「伝わった」は同じではない
私たちは、同じ言葉を聞いても、人によって受け取り方が違います。
これまでの経験や知識、そのときの気持ちや置かれている状況によって、言葉の意味や重要性の感じ方も変わるからです。
例えば、上司が部下に、
「いつものように準備しておいてね」
と伝えたとします。
上司にとっては、何度も経験している仕事なので、説明しなくてもわかると思っているかもしれません。
しかし、部下にとっては「いつものように」が具体的に何を指しているのかわからない場合があります。
また、忙しいときに一度にたくさんの指示を受けると、内容を整理しきれないこともあります。
つまり、伝える側が説明したことと、受け取る側が理解したことには、ズレが生まれる可能性があるのです。
「伝えたから大丈夫」ではなく、「相手にどう伝わったか」まで考えることが大切です。
伝わらないとき、私たちの心には何が起きている？
何度も同じことを伝えていると、伝える側には焦りや苛立ちが生まれることがあります。
「前にも言ったよね」
「どうして覚えていないの？」
そんな気持ちが強くなると、言葉がきつくなったり、説明を省いてしまったりすることもあります。
一方、受け取る側は、注意されることへの不安から質問をためらったり、「また怒られるかもしれない」と感じてしまったりすることがあります。
すると、わからないことがあっても確認できず、さらに認識のズレが大きくなってしまうこともあります。
ここで大切なのは、どちらが悪いかを決めることではありません。
自分がどんな気持ちで相手に伝えているのか、相手はどんな気持ちで受け取っているのか。
お互いの立場を考えることが、コミュニケーションを見直す第一歩になります。
相手に伝わるための3つの工夫
では、どのようにすれば、伝わるコミュニケーションに近づけるのでしょうか。
私がおすすめしたいのは、次の3つです。
① 目的を伝える
「これをやっておいて」だけでなく、「なぜ必要なのか」も伝えてみましょう。
仕事の目的がわかると、相手も優先順位や意味を理解しやすくなります。
② 具体的に伝える
「早めにお願いします」
「きちんと確認してください」
こうした表現は、人によって受け取り方が異なります。
「今日の15時までに確認をお願いします」
「金額と数量の2点を確認してください」
というように、期限や内容を具体的にすることで、認識のズレを減らせます。
③ 理解できたかを確認する
「わかった？」と聞くだけでなく、
「どのように進める予定か、一度確認させてね」
と声をかけてみましょう。
相手の言葉で説明してもらうことで、どこまで理解できているのかを確認しやすくなります。
これは相手を試すためではありません。
お互いの認識をそろえ、安心して仕事を進めるための確認です。
伝え方を変える前に、自分の心を整える
もう一つ大切にしたいことがあります。
それは、相手に伝える前に、自分の気持ちを少し整えることです。
何度も同じことを説明していると、イライラしてしまうこともあるでしょう。
そんなときこそ、一呼吸置いて、
「私は今、何に困っているのだろう？」
「相手に本当に伝えたいことは何だろう？」
と、自分の気持ちを整理してみてください。
感情のまま言葉をぶつけるのではなく、相手に何を理解してほしいのかを考える。
その小さな違いが、相手との関係を変えるきっかけになることがあります。
ビジネスマナーは、言葉遣いや挨拶などの形を整えるだけではありません。
自分の心を整え、相手を尊重しながら伝えることも、大切なマナーの一つです。
人とのかかわり方が、職場の雰囲気をつくる
職場のコミュニケーションは、一方が伝えるだけでは成り立ちません。
相手の立場を考え、伝わったかどうかを確かめ、必要に応じて伝え方を工夫する。
そうした積み重ねが、相談しやすく、安心して働ける職場づくりにつながっていきます。
「何度言っても伝わらない」と感じたときこそ、相手を変えようとする前に、自分の伝え方を少し振り返ってみませんか？
人とのかかわりを整える。
それは、相手を理解しようとすること、そして自分の心の在り方を見つめ直すことから始まります。
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